Un document introuvable est un risque, pas un désagrément.
Dans une institution, la durée de vie légale d'un document dépasse largement sa durée d'utilité courante. Un dossier de sinistre corporel peut devoir être produit trente ans après les faits ; une pièce d'identification doit rester lisible lors d'un contrôle de conformité ; un acte de garantie introuvable rend une sûreté inopposable.
La numérisation est souvent présentée comme la réponse. Elle ne l'est qu'en second. Numériser sans avoir déterminé au préalable ce qui doit être conservé, pendant combien de temps et sous quelle responsabilité, revient à transposer le désordre du papier vers le disque — à un coût élevé et sans gain de conformité.
Un incendie, une infiltration, un vol : des décennies d'archives disparaissent sans copie possible.
Une pièce illisible ou absente lors d'une inspection constitue un manquement sanctionnable.
Surface immobilière occupée, temps de recherche : un coût permanent, rarement chiffré.
Une approche en cinq phases
Rigoureuse, documentée et respectueuse de vos obligations. Rien ne sort de vos locaux, rien ne se décide sans vous.
Audit & récolement
Inventaire physique du fonds, mesure au mètre linéaire, identification des séries, évaluation de l'état sanitaire. On établit ce que vous avez réellement avant toute décision.
Tableau de gestion
Pour chaque série documentaire : durée de conservation, point de départ du délai, fondement juridique, sort final. Le document maître qui autorise à conserver, trier ou éliminer en toute sécurité.
Numérisation fidèle
Numérisation sur site, contrôle qualité documenté, production de fichiers pérennes au format PDF/A. Les pièces fragiles et les registres reliés sont traités séparément, sans jamais quitter vos locaux.
Indexation & SAE
Indexation par métadonnées, scellement par empreinte et horodatage, versement dans un système d'archivage électronique à valeur probante. Vos documents deviennent retrouvables en quelques secondes.
Conservation & transfert de compétence
Stratégie de conservation 3-2-1, formats ouverts et réversibles, formation de vos équipes. Vous devez pouvoir continuer sans nous : c'est écrit dans nos engagements.
Des livrables concrets, exploitables
Rapport d'audit
État des lieux du fonds, analyse des risques, préconisations hiérarchisées.
Tableau de gestion
Durées, fondements juridiques et sorts finaux, série par série.
Chiffrage du fonds
Volumes, part éliminable, priorités de numérisation, coût du statu quo.
Feuille de route
Trois scénarios chiffrés et comparés, avec recommandation motivée.
Une méthode adossée aux standards reconnus
Nous appliquons les référentiels internationaux de l'archivage et les intégrons au cadre juridique applicable en zone CEMAC et OHADA.
Gestion des documents d'activité — la méthode du tableau de gestion et du plan de classement.
Modèle de référence pour l'archivage électronique et la pérennisation de l'information.
Durées légales de conservation applicables aux assureurs, banques et entreprises de la zone.
Les normes ISO sont mobilisées comme référentiel de bonnes pratiques. La valeur probante et les durées légales relèvent du droit applicable, systématiquement validées avec votre direction juridique.
Sinistres, contrats, KYC — zone CIMA
Dossiers de crédit, garanties, conformité
Minutes, répertoire, sécurisation du fonds
Patrimoine documentaire, projets bailleurs
Combien contient réellement votre fonds ?
Tout commence par un audit. Nous établissons l'état de vos archives, ce qui menace leur conservation et ce qu'il en coûterait de les sécuriser. Tarification sur devis, adaptée au volume réel de votre fonds.
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PERENNA CONSEIL
Cabinet de conseil en cybersécurité, archivage et gouvernance des données. N'Djaména, Tchad.